Organisaatioissa tapahtuu jatkuvasti erilaisia ja eri kokoisia muutoksia. On ihan pieniä muutoksia, esimerkiksi jokin tuttu työtapa muuttuu ja tarvitaan uutta ohjeistusta. On keskisuuria, esimerkiksi tiimin kokoonpanon muutos tai työssä käytettävä tuttu ja turvallinen laitteisto tai IT-järjestelmä vaihtuu. Ja sitten on tietysti myös todella isoja muutoksia, esimerkiksi organisaatiomuutos tai jonkin toiminnon lakkauttaminen kokonaan, tai vaikka fuusio toisen yrityksen kanssa.
Kaikissa näissä yhteistä on se, että henkilöstön odotetaan tekevän jotain toisella tavalla kuin ennen. Jotta toiminta oikeasti muuttuu, tarvitaan valtava määrä viestintää.
Jokaisessa muutoksessa ja projektissa pitäisi muistaa vähintään nämä neljä tärkeintä viestintään liittyvää asiaa:
- Sitouta avainhenkilöt jo alkuvaiheessa. Mieti, ketkä ovat ne henkilöt, joita tarvitset, jotta muutos onnistuu ja ota heidät heti mukaan suunnitteluun.
- Määrittele selkeät perustellut avainviestit,. Mitä muiden pitää muutoksesta tietää ja miten muutos heihin vaikuttaa?
- Osallista ja pyydä palautetta. Ota niitä henkilöitä mukaan, joita muutos koskee ja kysy aktiivisesti heidän mielipiteitään muutokseen liittyen
- Viesti aktiivisesti muutoksen jokaisessa vaiheessa. Aloita viestintä jo ajoissa ja muista kertoa muutoksen vaiheista säännöllisesti koko suunnittelun ajan.
Jos jokin näistä asioista jää toteuttamatta, on iso riski, että tavoiteltu muutos toteutuu huonosti tai ei onnistu lainkaan. Jos esimerkiksi muutoksen syy jää kertomatta, ei porukka välttämättä koe mitään tarvetta muuttaa mitään. Huolehtimalla näistä neljästä vaiheesta etukäteen, välttyy myöhemmin turhilta ongelmilta.
Mutta miten viestiä niin, että ihmiset olisivat kiinnostuneita näkemään sen vaivan, että muuttavat toimintatapojaan? Ihan ensimmäisenä on tosi tärkeää saada muutoksen kannalta olennaisimmat avainhenkilöt sitoutettua. Kun heidät otetaan mukaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja viestitään perustelut ja syyt tarkasti ja avoimesti, heidät saa mukaan viemään muutoksen viestiä eteenpäin.
Määrittele avainviestit ja toista niitä koko muutoksen ajan
Muutosta valmistelee aina tietty porukka, ja tämä porukka on aina kuplassa. He ovat ehtineet itse jo tottua ajatukseen ja punnita muutoksen tuomia mahdollisuuksia monelta eri kannalta. Kun tulee aika viestiä asiasta muulle porukalle, valmisteluporukka usein unohtaa, että toiset kuulevat asiasta vasta ensimmäistä kertaa. Tässä vaiheessa on erittäin tärkeää ottaa käyttöön jo muutoksen alussa määritellyt perustellut avainviestit.
Näissä avainviesteissä
- Perustellaan, miksi muutos on tärkeä, jopa välttämätön
- Kytketään asia isompaan viitekehykseen: mihin kokonaisuuteen se liittyy ja miten strategian toteutuminen siinä näkyy?
- Ja se tärkein kaikista: kytketään muutos pieneen viitekehykseen. Ihmisiä kiinnostaa ensisijaisesti se, miten ja milloin asia vaikuttaa juuri minuun.
Lisäksi kannattaa aina kertoa ääneen itsestään selviltä vaikuttavat asiat. Kannattaa esimerkiksi vastata kaikkiin niihin kysymyksiin, joita projektissa mukana olevat ovat alussa jo esittäneet. Uudet kuulijat todennäköisesti miettivät samoja asioita.
Muista kertoa myös, mitä muutos ei koske. Esimerkiksi “tässä vaiheessa muutokset eivät koske myyntiosastoa” tai “muutoksiin ei liity henkilöstövähennyksiä”. Näin vältät turhia huolia ja muutoksella on vähemmän vaikutusta henkilöstön työtehoon.
Muutosviestintä kannattaa aina aloittaa ajoissa
Viestintä kannattaa aloittaa ajoissa, koska silloin annetaan muutoksen kohteena olevalle henkilöstölle aikaa asian omaksumiseen. Ilmoitusasioina otettuja muutoksia on vaikeampi ottaa vastaan kuin niitä, joihin on voinut varautua ja vaikuttaa, ja jotka perustellaan huolellisesti.
Viestintää on hyvä miettiä jo heti muutosta käynnistettäessä: kuka viestii, mitä viestii, kenelle viestii ja milloin viestii?
Ihan ensimmäisenä pitää tietenkin viestiä sille porukalle, jota muutos eniten koskee. Tässä ei kannata aikailla eikä missään tapauksessa odottaa myöskään sitä, että kaikki on valmista. Muutoksen vetäjän ei kannata tehdä kaikkea yksin. Ne henkilöt, joita asia koskee, osaavat parhaiten auttaa. Jos kyseessä on iso koko organisaatiota koskeva muutos ja yrityksessä on luottamushenkilöitä, he ovat hyvä apu. Luottamushenkilöt tietävät todennäköisimmät ihmisiä kiinnostavat tai arveluttavat asiat ja sen, mitä porukka tulee ensimmäiseksi kysymään.
Ota porukka huomioon ja pyydä palautetta
Muutoksen vetäjän kannattaa aina myös pyytää aktiivisesti palautetta. Saatua kriittistäkin palautetta on tärkeä aidosti kuunnella ja ymmärtää. Kritiikki ja pelot ovat luonnollinen osa pieniäkin muutostilanteita ja palautteeseen on aina hyvä vastata ja kiittää siitä. Ja aina on hyvä tarkastella, onko palautteessa jotain, mitä voidaan huomioida.
On parempi investoida sentti ennaltaehkäisyyn kuin maksaa kymppi jälkihoidosta.
Kannattaa miettiä yhdessä etukäteen, mitä haasteita matkan varrella tulee, ja yrittää minimoida niiden vaikutukset. Ja jos haasteita vielä jää, on reilua kertoa siitä porukalle etukäteen ennemmin kuin antaa heidän törmätä niihin itse muutoksen edetessä. Kun kertoo, mikä muuttuu, se kannattaa tehdä konkreettisesti. Voit esimerkiksi kertoa, millaista entistä tapaa ei jatkossa enää voi harrastaa. Esimerkiksi “toimitilauudistuksen jälkeen ei ole enää henkilökohtaisia työpöytiä, joten henkilökohtaisia tavaroita ei enää voi säilyttää pöydillä” tai “uusi tietojärjestelmämuutos vaatii paljon opiskelua ja edellyttää jokaiselta venymistä.”Vaikka ihmisiä harmittaa, on keskustelut parempi käydä etukäteen kuin varsinaisen muutoksen kiihkeimmässä vaiheessa.
Palautteen keräämiselle ja keskustelun käymiselle on monia eri tapoja. Parhaita ovat sellaiset, joissa palautteen antaminen tehdään ihmisille tosi helpoksi. Ikean viestintäjohtaja Kirsi Gotthardt kertoo Leadcast-podcastissa, että heillä on tapana, että johto näkyy paljon muutoksen aikana. Johtoryhmä esimerkiksi jakaa vuoroja, jolloin he päivystävät jossain henkilöstölle helpossa paikassa, esimerkiksi kahvihuoneessa tai henkilöstöravintolassa, ja henkilöstö saa vapaasti tulla esittämään muutokseen liittyviä huoliaan. Erään suuren muutoksen yhteydessä Ikean toimitusjohtaja jopa kertoi lehdistölle, ettei tiedostustilaisuuden jälkeen ole heidän käytettävissään, sillä hän seisoo koko päivän toimiston aulassa ja vastaa henkilöstön kysymyksiin, lehdistön vuoro on vasta seuraavana päivänä. Tämä on hieno esimerkki, joka varmasti lisää henkilöstön hyvinvointia vaikeinakin aikoina.
Tämä esimerkki oli isosta muutoksesta, jonka vetäjänä on johtoryhmä, mutta näistä voi jokainen oppia jotain. Olisiko sinun esimerkiksi seuraavan kehitysprojektin aikana mahdollista koota porukka joskus vaikkapa aamukahville ja antaa siinä mahdollisuus esittää kysymyksiä ja kommentteja?
Lue myös: Onnistuuko projekti ilman suunnitelmaa?
Nappaa vinkit hyvään muutosviestintään:
- Sitouta muutokseen liittyvät avainhenkilöt jo alkuvaiheessa.
- Määrittele selkeät perustellut avainviestit. Mieti ne kuulijoiden näkökulmasta.
- Osallista ja pyydä palautetta, ole itse helposti tavoitettavissa.
- Viesti aktiivisesti muutoksen jokaisessa vaiheessa. Kerran intranetissä kerrottu harvoin riittää.
Anu Ennelin ja Susanna Söderlund
Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? on työelämän podcast, jossa annetaan vinkkejä työelämässä onnistumiseen. Voit kuunnella podcastia muun muassa Spotifyssa sekä sivulla mitestoissa.com
Mites töissä? 