Onnistuuko projekti ilman suunnitelmaa?

Tiedätkö, mikä erottaa parhaiten suoriutuivat 2 % projektipäällikköistä lopuista 98 %:sta? He käyttävät puolet enemmän aikaa projektisuunnitelman tekemiseen kuin muut (Lähde: Andy Crowe’s, Alpha Project Managers).   

Esimerkiksi Pedro Serradorin tutkimuksessa “Suunnitteluvaiheen merkitys projektin onnistumiseen”  todetaan, että projektipäälliköillä on hyvin usein todella kova ympäristön paine huolehtia projektin toteutusnopeudesta eikä siitä, että he käyttäisivät riittävästi aikaa suunnitteluun. Erityisesti rakennushankkeissa suunnitteluvaiheen valmiusaste korreloi vahvasti projektin onnistumisen kanssa.  

Suunnittelu kuitenkin kannattaa, sillä huonot projektit tulevat kalliiksi.   

Tiedätkö, miltä onnistuminen näyttää? 

Projekti-instituutin projektijohtamisen konsultti Mika Purola on sanonut haastattelussa, että suurin osa projektien epäonnistumisista syntyy heti alussa. Hän kertoo, että aloitusvaiheessa on keskeistä miettiä huolellisesti, mikä on projektin tavoite. On myös tärkeää ymmärtää, miltä onnistuminen näyttää, eli milloin tavoite on saavutettu. Epäonnistuneen projektin taustalla on Purolan mukaan usein tilanne, jossa johto antaa tehtäväksi vain edistää jotain tärkeäksi koettua asiaa. Silloin maali jää helposti epäselväksi eikä välttämättä ole edes selvää, milloin projekti olisi valmis. 

Tämä on hyvin tyypillinen tilanne organisaatiossa. On helppo olettaa, että oma väki tietää, mitä tarkoitetaan ja sitten tavoitteen asetannassa ei olla riittävän tarkkana. Johto antaa tehtäväksi esimerkiksi edistää asiakaskokemusta, aloiteprosessia tai työhyvinvointia, ilman tarkemmin määriteltyä tavoitetta. Tehtävä annetaan jollekin tehokkaalle ja osaavalle tyypille tai ryhmälle. Sitten tämä innostunut tehtävän saanut kaveri pistää toimeksi. Hän ottaa mukaan kaverit, joiden kanssa hänellä on samat näkemykset kuin itsellään – myös siitä, millainen on hyvä lopputulos. Mutta onko johto tai muut asian omistajat tai asiakkaat riittävästi samaa mieltä? Entä kenen pitäisi määrittää uusi työhyvinvoinnin laatu ja miten sen kuuluisi määrittää? On hyvä luottaa henkilöstöön siinä, että he osaavat määritellä keinot miten tavoitteeseen päästään, mutta tavoitteen asetannassa pitäisi olla tarkkana, eikä se ole helppoa.  

Tavoitteen asetannassa täytyy olla tarkka. On tärkeää, että jo projektin alussa tiedetään, miltä onnistunut lopputulos näyttää.

Jos ongelma on yksinkertainen ja siihen löytyy yksiselitteinen ratkaisu, tavoitteen asettaminenkin voi olla helppoa. Jos esimerkiksi aloiteprosessissa on ongelmana hitaus, tavoite voi olla puolittaa aloiteprosessin läpimenoaika aloitteen teosta aloitteen palkitsemispäätökseen. Vähän vaikeampi on, jos tavoite on puolittaa aika tavoitteen käyttöönottoon. 

On siis tärkeää määritellä tavoite tarkasti, mutta yhtä tärkeää on peilata suoritusta tavoitteeseen koko projektin ajan. Jos välissä ei palata alkupäässä kuviteltuihin tavoitteisiin ja asioihin, voi tulla todella isoja pettymyksiä tai ongelmia. Esimerkiksi vaikka tietojärjestelmäprojekteissa voi  syntyä aika kamalia käyttäjäkokemuksia erilaisissa nettikaupoissa. Siksi ketterät projektimenetelmät ovatkin yleistyneet. Ketterät menetelmät on yksi tapa hallita riskejä –  ja erityisesti sitä riskiä, että lopputulos ei tyydytä tilaajaa. 

Miksi aina pitää tehdä projektisuunnitelma?  

Jos projekteja ei suunnitella hyvin eikä asiakas tai muut projektin osapuolet ole mukana, voi  muun organisaation motivaatio tarvittavien resurssien tai muun tuen tarjoamiseen olla huono. Jos ei suunnitella kunnolla, voi myös olla, että annetut resurssit ovat vajaakäytöllä. Kuvittele tilannetta, jossa saat projektiisi asiantuntijaksi jonkun kalliin projektipäällikön, mutta hän joutuu pyörittelemään peukaloitaan, kun jotkut osat eivät tule ajoissa tai ihmiset eivät ennätä tekemään hänen tarvitsemiaan laskelmia – ja sinä maksat projektipäällikön kalliit hukkatunnit. Huono suunnittelu lisää riskiä projektitiimin turhautumiseen tai ristiriitoihin.  

Ilman suunnitelmaa todennäköisesti myös viestintä pettää. Viestitään vääriä asioita väärään aikaan tai viestit ymmärretään väärin. Codemen Oy:n hankejohtaja Hannu Blomqvist kirjoittaa Oppija.fi-sivun blogissa näin: 

Hyvät projektipäälliköt tekevät viestintäsuunnitelman, parhaat kysyvät sidosryhmiltä, millaista viestintää he haluavat. 

Jokaiseen vähänkin suurempaan projektiin siis kuuluu automaattisesti mukaan myös viestintäsuunnitelma.  

Sidosryhmien kuuleminen projektisuunnitelmaa tehdessä on projektin onnistumisen kannalta tärkeää. Projektipäällikön on hyvä kysyä laajasti sidosryhmiltä, millaista tuotetta, palvelua tai kehitystä he haluavat ylipäätään. Jos tämän taustaselvityksen tekee huolella, voi sen pohjalta tehdä myös hyvän projektisuunnitelman. Silloin voi ottaa huomioon myös muiden kuin pelkästään tehtävän antajan tai projektin omistajan ja tilaajan mielipiteen.  

Minkälainen on hyvä projektisuunnitelma? 

Hyvä projektisuunnitelma kattaa vähintään seuraavat 10 asiaa:  

  1. Määrittele projekti. Mieti projektia hyvin kuvaava nimi ja visio. Nimen pitää olla sellainen, että se kertoo jo mahdollisimman paljon siitä, mitä tavoitellaan, ja visio erityisesti kuvaa sitä, millainen tulevaisuus on. Nämä ovat myös samalla pääviestit, joita toistetaan projektin viestinnässä. 
  1. Mieti, mikä on projektin tulos, mitä tuotoksia saadaan aikaan ja miten niitä mitataan. Esimeriksi etätyökäytännöt vuoden 2021 alusta alkaen on päivitetty, kuvaus on viestitty koko henkilöstölle osastopalavereissa ja periaatteet on kuvattuna intrassa 31.12.2020 mennessä. 
  1. Listaa tehtävät. Jos vaikka järjestät juhlat, on hyvä tehdä lista asioista, jotka pitää tehdä. Listan asioita on sitten helppo laittaa järjestykseen aikajanalle, josta päästäänkin helposti projektisuunnitelman kohtaan 4.  
  1. Suunnittele tehtävien suorittamisen järjestys. Esimerkiksi milloin lähetetään save the date -kutsu, sen jälkeen etsitään ja valitaan juhlapaikka ja mietitään tarjottavat ja vasta sen jälkeen voidaan lähettää varsinainen kutsu, koska ennen tätä kutsua varten ei ole olemassa riittävästi tietoa.  
  1. Lisää varoaikaa. Käy edellisessä kohdassa listaamiesi tehtävien suorittamisjärjestys läpi ja lisää jokaiseen kohtaan varoaikaa yllättäviä sattumuksia varten. Mitä jos esimeriksi tarjoiluja järjestävä palvelu tarvitseekin yllättäen tilaustaan varten osallistujamäärän jo aiottua aiemmin? Tai koulutuksen vetäjä ei pysty suunnittelemaan koulutusta ennen kuin on nähnyt koulutuspaikan? 
  1. Tarkastele mahdolliset törmäyskohdat. Onhan tehtävien suoritusjärjestys varmasti oikea? Eli ethän joudu vahvistamaan tarjoilujen tilausmäärää juhliin ennen kuin olet saanut tiedon osallistujamäärästä?  
  1. Aikatauluta tehtävät aikajanalle kalenteriin. Näin osallistujat tietävät myös tavoitepäivämäärät 
  1. Laske resurssitarve (työvoima, ihmistunnit ja muu tietokone- tai laitetunnit, aikaresurssi ja rahat) 
  1. Arvioi riskit ja tee riskien minimointisuunnitelma. Tämä unohtuu hyvin usein, koska sitä on niin luottavainen, että kaikki onnistuu, Mutta jos riskit miettii etukäteen, saattaa olla mahdollista, että voit jo ennakkoon minimoida pahimmat riskit – tai ainakin niiden toteutuessa pystyt minimoimaan vaikutukset. Esimeriksi jos lähetetät valtavalle määrälle henkilöstöä tiedon järjestelmässä suoritettavasta koulutusvideoista tai hauskasta juhlakoostevideosta, voiko serveri kaatua? Kun tilanteen on miettinyt etukäteen, voi siihen miettiä etukäteen myös vaihtoehtoisen toimintamallin tai esimerkiksi tiedotteen, jossa pyydetään suorittamaan koulutus eri aikaan eri osastoilla.  
  1. Kirjaa ja kommunikoi osallistujat ja heidän roolinsa vastuineen. Tämä on erityisen tärkeää isossa projektissa. 
  1. Jos viestintäsuunnitelma ei sisälly edellisiin, muista tehdä oma erillinen viestintäsuunnitelma eri sidosryhmät huomioiden kohtana 11. 

Mites töissä? -podcastimme jaksossa “Onnistuuko projekti ilman suunnitelmaa” kuulet lisää esimerkkejä siitä, miten projektia kannattaa suunnitella ja minkälaisia kokemuksia on siitä, kun projekti epäonnistuu. Käymme projektiaihetta läpi myös muiden kuin työelämän projektien, esimerkiksi häiden, kautta. Lisätietoa projektisuunnitelman tekemisestä tai projektinhallinnasta yleensä löytyy myös netistä ladattavasta kirjasta How to Facilitate Productive Project Planning Meetings 2018 (Jim Steward)  tai LinkedIn Learningin kursseista Project Management Simplified tai Project Management Foundations. Projektijohtamisesta on myös useita englanninkielisiä podcasteja, muun muassa projektipäälliköille suunnattu PM-podcast.com ja vähän enemmän johtamiseen suunnattu People&Projects podcast PPP. 

Anu Ennelin ja Susanna Söderlund

Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? on työelämän podcast, jossa annetaan vinkkejä työlämässä onnistumiseen. Voit kuunnella podcastia muun muassa Spotifyssa sekä nettisivullamme.

2 vastausta artikkeliin “Onnistuuko projekti ilman suunnitelmaa?

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggaajaa tykkää tästä: