On ihan normaalia, että kaikki omaan työhön kuuluvat tehtävät eivät ole mieluisia. Normaalia on myös se, että tällaisten työtehtävien kanssa tekee mieli viivytellä. Harvard business Reviewn artikkeli Five Research based Strategies for overcoming procrastination on koonnut seitsemän syytä viivyttelyyn:
- Työ on tylsä
- Työ on vaikea
- Työ on turhauttava
- Tehtävä on jotenkin epäselvä
- Tehtävästä puuttuu struktuuri, eli rakenne millä edetä
- Tehtävä ei palkitse mitenkään esimerkiksi olemalla hauskaa
- Tehtävällä ei ole itselle mitään merkitystä
Viivyttelyssä ei ole kyse laiskottelusta vaan ennemminkin siitä, että tekee ihan tietoisen valinnan kahden tehtävän välillä, ja valitsee mukavamman. Viivyttely on siis oikeastaan tunteiden säätelyä. Kun siirrät ikävää tunnetta aiheuttavan homman myöhemmäksi, tulee heti parempi fiilis. Tulee parempi fiilis myös hyökätä muiden – miellyttävämpien – tehtävien kimppuun.
Viivyttely voi myös parantaa työsuoritusta
Viivyttely ei aina olekaan huono asia. Jos jonkin tuskaa aiheuttavan tehtävän siirtäminen edistää sitä, että saat jotain muuta esimerkiksi luovempaa hommaa tehtyä, se voi olla tervetullut muutos energiatasoosi. Harva homma nimittäin etenee sillä, että väkisin istut tuijottamassa tyhjää ruutua. Kun tällaisessa tilanteessa siirryt mukavamman tehtävän pariin, lopputulos edistää todennäköisesti myös sen vaikean homman etenemistä. Monet etenkin luovaa työtä tekevät henkilöt ovat tehneet jopa parhaat työnsä sillä aikaa, kun ovat viivytelleet toisen työn tekemistä. Ja tästä syntyneen tyytyväisyyden tunteen jälkeen tylsän homman pariin palaaminen voi tuntua taas mukavammalta.
Kannattaa myös pyrkiä eroon viivyttelyn aiheuttamasta huonosta omatunnosta. Se nimittäin vain lisää stressiä. Yritä antaa viivyttely itsellesi anteeksi. Eli sen sijaan, että piiskaisit ja syyllistäisit itseäsi tästä viivyttelystä, voitkin ajatella, että kaikki tekevät joskus – ellei jopa ihan päivittäin – samaa. Eikä se haittaa mitään. Nyt on vaan tärkeä aloittaa se homma. Kun on itselleen armollinen, tulee parempi olo, ja on helpompi aloittaa tylsän työn tekeminen.
Turhasta töiden viivyttelystä kannattaa pyrkiä eroon
Usein viivyttely ei kuitenkaan ole hyvästä. Etenkin pienten ja nopeasti tehtävien juttujen kanssa viivyttely saa ihmiset usein tuntemaan itsensä huonoksi ja jatkuvasta lykkäämisestä aiheutuu stressiä ja huono omatunto. Hyvä toimintamalli onkin hoitaa heti sellaiset pienet työtehtävät, joiden tekeminen kestää vähemmän kuin kaksi minuuttia. Tämähän tarkoittaa sitä, että asian tekeminen vie suurin piirtein yhtä kauan aikaa kuin sen lisääminen to do –listalle. Miksi siis et tekisi sitä heti?
Jos viivyttelyä aiheuttaa iso ja vaikealta tuntuva kokonaisuus, hyvä vinkki on siirtää ajatukset siihen, mitä pitäisi tehdä, että saat aloitettua. Silloin työ ei enää tunnu vain isolta kokonaisuudelta, jota tekee mieli siirtää. Eli siis se klassinen esimerkki: elefanttikin syödään pala kerrallaan. Voit esimerkiksi päättää, että kirjaat ylös, mitä kaikkea kokonaisuuteen kuuluu ja laitat tehtävät aikajanalle. Varaa sitten kalenterista aika tekemiselle, kuten varaisit tapaamisen jonkun henkilön kanssa.
Tylsiä ja vastenmielisiä hommia taas kannattaa yrittää sovittaa pienempinä kokonaisuuksina osaksi päivärutiineja. Voit esimerkiksi tarkastaa laskuja sillä aikaa, kun kahvi valmistuu.
Kun päätät ottaa työnalle epämieluisan tai hankalan homman, poista etukäteen tieltäsi houkutukset, jotka voivat aiheuttaa viivyttelyä ja vaativat sinulta tahdonvoimaa. Tahdonvoima ei yleensä riitä silloin, kun epämiellyttävät tunteet vyöryvät päälle. Jos sinun täytyy keskittyä esimerkiksi webinaarin sisällön sisäistämiseen tai tietyn ikävän raportin kirjoittamiseen, vie puhelin toiseen huoneeseen tai sulje se kokonaan, ettet pääse helposti someen.
Usein viivyttelemme vähemmän, kun meillä on enemmän tekemistä ja vähemmän aikaa käytettävänä. Kun aikaa on vähän ja tekemistä paljon, pyrimme käyttämään ajan tehokkaasti. Kun on kiire, motivoi pelko ja syyllisyys työtehtävien myöhästymisestä tekemään tehtävät nopeasti pois alta.
Lue myös: Miten liiasta kiireestä pääsee eroon?
Näillä vinkeillä pääset eroon haitallisesta viivyttelystä:
- Tee heti asiat, joiden tekeminen kestää vähemmän kuin kaksi minuuttia
- Älä jää kauhistelemaan tehtävän suuruutta tai vaikeutta vaan mieti, mitä pitää tehdä, että saat hommaa edes aloitettua
- Lisää tylsiä hommia osaksi päivärutiinejasi, esim tarkasta laskut kun odottelet kahvin valmistumista
- Varaa tylsille ja vaikeille asioille aika kalenteristasi
- Poista turhat ärsykkeet, kun aloitat keskittymistä vaativan työn.
Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? on työelämän podcast, jossa annetaan vinkkejä työelämässä onnistumiseen. Voit kuunnella podcastia muun muassa Spotifyssa sekä sivulla mitestoissa.com
Mites töissä? 