Miksi palautteen antaminen on niin vaikeaa?

Rakentavan palautteen antaminen on monelle vaikeaa. Joskus se voi olla jopa niin vaikeaa, ettei palautetta haluaisi antaa ollenkaan. Mutta miten käy, jos palautetta ei anneta?

Ajatellaanpa tilannetta, jossa työkaveri jättää toistuvasti omat työnsä toisten vastuulle tai oma alainen jättää asioita tekemättä eikä kukaan kerro hänelle, mitä tästä toiminnasta ajattelee. Puret vain hammasta ja kaivat itse tiedot, jotka kollegan olisi oikeasti pitänyt toimittaa. Kaivat, vaikka sinun täytyy tehdä se iltapuhteina, koska et omalla työajallasi ehdi, mutta et kuitenkaan halua toimittaa asiakkaalle huonoa raporttia. Kuinka kauan tämä jatkuu, jos et anna palautetta? Todennäköisesti pitkään, ja asian käsittely on useimmiten myöhemmin vain entistä vaikeampaa.

Monesti voi olla myös niin, että oletetaan, että työkaveri on saanut selkeät ohjeet tehdä jotain, muttei olekaan. Tai oletetaan, että henkilön rooliin kuuluu tehdä jotain, mutta tehtävä ei tosiasiassa hänelle kuulu. Saattaa olla myös niin, että jokin asia vaivaa sinua, esimerkiksi henkilön tapa tehdä oma osuutensa työstä niin myöhään, ettet enää ennätä tehdä omaa osuuttasi kunnolla. Eikä hän välttämättä ole tätä itse edes tajunnut, koska ei tiedä, kuinka kauan sinun osuutesi työstä vie. Monesti jotkin asiat häiritsevät toisia, mutta henkilö ei sitä tiedä. Onhan se hölmöä olla näistä kertomatta. Joskus näistä palautteista hermostutaan, mutta sen hermostumisen jälkeen henkilö kuitenkin korjaa toimintaansa, koska ei halua enää toimia väärin tai suoriutua töistä huonosti.

On totta, että ihmiset haluavat ensisijaisesti tunnustusta ja kiitosta. Emme me halua kuulla, miten jonkun toisen mielestä meidän kuuluisi asioita tehdä. Mutta palautetta ei voi jättää antamatta vain siksi, että haluamme olla hyviä työkavereita emmekä halua pahoittaa toisen mieltä.

Jos palataan vielä tuohon esimerkkiin, jossa työkaveri jättää omat työnsä toisten tehtäväksi, niin käyhän se nyt raskaaksi, jos ei voi luottaa kaverin työpanokseen ja pahimmassa tapauksessa joutuu tekemään kahden ihmisen työt vain siksi, että ei uskalla antaa palautetta. Etenkin, kun on olemassa hyviä tapoja antaa palautetta niin, että toinen pahoittaa mieltään mahdollisimman vähän – jos ollenkaan.

Minkälainen on hyvä palaute?

Pahin virhe on antaa palaute tunnekuohun vallassa tai miettimättä. Vaikka palaute on hyvä antaa mahdollisimman pian tapahtuneesta, on silti hyvä laskea kymmeneen tai jopa nukkua yön yli, jos tunteet ovat kovasti pinnalla. Jos kiukkuisena antaa palaa, on aivan varma, että homma menee myös vastaanottajan tunteisiin – ja mikä pahinta, silloin parannusehdotuksia ei tule mieleen eikä ratkaisuja ongelmiin löydy.

Hyvä palaute annetaan rauhallisesti, asiallisesti ja harkitusti.

Aina on parempi yrittää auttaa kuin pelkästään kritisoida. Palautteen saaja ihan varmasti aistii, haluatko antaa palautetta arvioidaksesi hänen tekemistään vai siksi, että haluat hänen oppivan jotain. Tässä on iso ero. Jos vaikka kertoisit aina myöhässä olevalle työkaverille, että myöhästyminen on epäammattimaista, arvioit vain hänen tekemistään ja asettaudut hänen yläpuolelleen. Puhdas arvostelu ei yleensä aiheuta muutosta henkilön käyttäytymisessä tai toiminnassa. Se on vastaanottajasta vain ärsyttävää.

Jos ärsyttämisen sijaan pyrkii auttamaan henkilöä oppimaan, voisi palautteen myöhästymisestä muotoilla vaikkapa näin: “Meidän asiakaspalvelijoille jokainen minuutti on tärkeä, sillä asiakkaiden yhteydenotot menevät heillä kaiken edelle. Siksi meillä ei oikein ole joustoa tilaisuuksien aikatauluissa eikä tilaisuuksista saa siksi myöhästyä.” Jos henkilö ei tiennyt tätä, hän oppi uutta ja todennäköisesti on tarkempi aikatauluista jatkossa.

Hyvässä palautteessa on tärkeää myös kertoa MIKSI palautetta annetaan. Pitäisi siis kertoa, miksi kerrot, mitä kerrot. Aina olisi myös hyvä pyytää lupa palautteen antamiselle. Esimerkiksi siis näin: ”Pidän sinusta ja teet hyvää työtä. Juuri siksi haluaisin tarjota sinulle rehellisen palautteen, joista voisi olla hyötyä. Sopiiko sinulle että kertoisin ajatukseni?” Alku vahvistaa henkilön itseluottamusta. Jotkut hyvin itsevarmoilta vaikuttavat tyypit saattavat olla hyvinkin epävarmoja esimerkiksi itselleen tärkeiden asioiden äärellä. Jos sisäisesti hyvin epävarmaa henkilöä menee arvostelemaan vähänkään, se on hänelle vaikea paikka ottaa vastaan palautetta. Jos henkilö on hyvin epävarma, hän tarvitsee uskoa siihen, että voi oppia tekemään asiat vielä paremmin.

Kun on ensin kertonut mistä haluaisi keskustella, kysynyt siihen luvan, kertonut miksi aiheesta keskustellaan ja ollaan keskusteltu parannusehdotuksista, olisi vielä tosi hyvä lopettaa koko sessio niin, että henkilön omanarvontunto nousee. Esimerkiksi näin: “Arvostan todella paljon, että voimme puhua näistä kokemuksista ja parannusehdotuksista puolin ja toisin näin avoimesti. Kiitos tästä keskustelusta.” Jos tuo kiitos tulee oikeasti sydämestä, eikä teeskennellen, silloin molemmilla on helpottunut olo vaikeasta keskustelusta huolimatta.

Nappaa vinkit parempaan palautteeseen

  • Palautetta on annettava, kun siihen on aihetta. Jos sitä ei anna, tilanteen yleensä löytää vielä vaikeampana myöhemmin edestään.
  • Älä anna palautetta tunnekuohussa. Jos kiukkuisena antaa palaa, on varmaa, että homma menee myös vastaanottajan tunteisiin. Silloin parannusehdotuksia ei tule mieleen eikä ratkaisuja ongelmiin löydy.
  • Tarjoa apua äläkä arvostele. Älä moiti, vaan kerro, mitä toivoisit jatkossa vastaavassa tilanteessa.
  • Muista kertoa myös, miksi haluat antaa palautetta ja pyydä lupa palautteen antamiselle.

Lisää käytännön esimerkkejä ja konkreettisia vinkkejä löydät Mites töissä? -podcastin jaksosta Palaute! Miksi se on niin vaikeaa?

Anu Ennelin ja Susanna Söderlund

Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? –podcastia voit kuunnella muun muassa Spotifyssa sekä nettisivullamme

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggaajaa tykkää tästä: