Kypsyttääkö työpaikan byrokratia?

Byrokratiasta puhutaan lähes aina negatiivisesti ja totta onkin, että byrokratia on vähän vanhanaikaista ja osittain hölmöä. Toisaalta virallisten sääntöjen ja menettelytapojen puuttuessa asioihin – etenkin väärinkäytöksiin –  puuttumisesta tulee vaikeampaa. Miten voimme vaikuttaa asioihin tai korjata virheitä, jos emme tiedä, miten asioita on hoidettu? Sopiva määrä byrokratiaa suojaa siis mielivallalta ja korruptiolta.  

Tietyt normit, säännöt ja ohjeet ovat välttämättömiä. Ajattele, jos esimerkiksi verovirastossa olisi vähän sinnepäin säännöt siihen, miten veroja pitäisi maksaa ja jokainen työntekijä saisi tulkita sääntöjä vähän eri tavalla. Usein juuri tällaisia viranomaisia, jotka ovat omalla alallaan monopoliasemassa, pidetäänkin kaikkein byrokraattisimpina. Mutta kaikkein byrokraattisemmankaan organisaation ei tarvitse olla byrokraattinen kaikessa – ja tässä juuri Verohallinto on toiminut hyvänä esimerkkinä. Verohallinnon johdon selkeällä tuella tehdään isoa toimintakulttuurin muutosta, joka on kestänyt jo vuosia ja jatkuu edelleen. Siellä normien purkutalkoot näkyvät niin, että heiltä on poistettu monimutkaisia hyväksymisprosesseja ja sallittu kekseliäisyys, jotta he voisivat viestiä paremmin. Nyt viestintäihmiset voivat keskustella somessa suoraan kansalaisten kanssa ja kertoa heille asioita ihmisten kielellä, juuri silloin kun tälle tiedolle on tarve.   Tämä heittäytymisen salliminen on esimerkki siitä, mitä byrokratian purku todellisuudessa tarkoittaa yrityksissä. Se tarkoittaa sitä, että vastuutetaan itse tekijät eikä edellytetä lupaa joka asiaan.

Ne henkilöt, jotka tekevät varsinaista työtä asiakaspinnassa, yleensä tietävät mitkä ovat ne parhaat ratkaisut sekä asiakkaiden että oman henkilöstön kannalta.

Kun byrokratiasta halutaan eroon,  suurimmat muutokset on tehtävä asenteissa, ajattelutavoissa ja toimintakulttuurissa.

On ymmärrettävää, että byrokratialla pyritään varmistamaan tehokkuus: kun kaikki prosessit on tarkasti mietitty ja ohjeistettu, aikaa ei mene hukkaan säheltämisessä ja ristiriidoissa. Mutta tänä päivänä kilpailu on erilaista kuin ennen. Enää ei pärjää tehokkuuden maksimoinnilla, vaan pitää maksimoida luovuus ja innovatiivisuus. Näin ainakin väittää Humanocracy-kirjan kirjoittaja Gary Hamel, jonka mm. Wall Street journal nimesi maailman vaikuttavimmaksi businessajattelijaksi. Tehokkuuden maksimointi, jossa ihmisistä tehdään robotteja, ei enää riitä kilpailuvaltiksi. Ihmisille kannattaa antaa ongelmanratkaisuhommat ja oikeille roboteille tarkkaan ohjeistetut työt. 

Tällä hetkellä suurin osa ihmisistä työskentelee jossain byrokraattisessa organisaatiossa –  ja Harward business reviewn tekemän gallupin mukaan 85 % työntekijöistä ympäri maailmaa ei tunne sitoutumista työhönsä. Miten olemme ajautuneet tällaiseen tilanteeseen? Yksi syy on byrokratia.  Eikö ole ihmeellistä, että ihmiset, jotka pystyvät työpaikan ulkopuolella saamaan lainaa ja maksamaan sitä takaisin sekä ostamaan auton ja asunnon, eivät kuitenkaan saa ostaa työtuolia tai työssään tarvitsemaansa poraa ilman lupaa? Nämä ihmiset, jotka ovat koulutettuja tai työssä oppineita oman työnsä parhaita ammattilaisia, joilla on valtava määrä omaa aivokapasiteettia ja maalaisjärkeä, eivät kuitenkaan saa käyttää sitä täysimääräisesti eikä yritys pysty sitä hyödyntämään.  

On ihmeellistä, että vielä nykyaikanakin monissa yrityksissä on byrokraattinen hierarkia, jossa “sinikauluksiset” työntekijät saavat tehdä vain ohjatusti työtä ja toimihenkilöt suunnittelevat ja vastaavat rahoista. Tänä päivänä lähes jokainen on sen verran koulutettu, että pystyisi tekemään fiksuja päätöksiä omasta työstään ja työprosesseistaan, jos heille se vastuu ja työn teon edellytykset vaan annetaan. Sen sijaan olemme tottuneet siihen, että on parempi, että määrätään kenellä on valta päättää ja erikoistuneet osastot vastaavat vain erikoisalastaan.  

Ja tässä se isoin juttu onkin. Johdolta tarvitaan paljon rohkeutta antaa vapaus ja vastuu tekijöille ja luopua siitä itse. Silloin johto mahdollistaa työn tekemisen hyvin eikä mikromanageeraa. 

Nykyään toimintaympäristön muutos on nopeaa, ja silloin byrokraattinen yritys ei pysy kehityksessä mukana. Monessa yrityksessä on huomattu, että kasvu on vanhoin keinoin liian hidasta. On alettu kannustaa kokeiluja –  ketterästi suoraan asiakkaiden kanssa.  Perinteisestihän yritys perustaa oman kehitysyksikön, joka sitten omassa kehityskammiossaan kehittää tuotteen valmiiksi ja yrittää sitten tarjota sitä asiakkaalle. Ja asiakas ihmettelee, että mikä ihme tuo nyt on. Ketterät yritykset ovat nopeampia kehittämään uusia asiakasta kiinnostavia tuotteita, mutta sielläkin on oma byrokratiansa. Kehitysprosessi vaan on erilainen ja johtamiskulttuuri on erilainen. 

Ohjelmistoyritys Vincit on hyvä esimerkki tällaisesta ilman byrokratiaa toimivasta organisaatioista. Siellä on löydetty ihan uusia tapoja toimia. Vincitillä on käytössä Tee niin kuin ite tekisit, no policy policy eli henkilöstöllä on siellä vapaus toimia parhaaksi näkemällään tavalla. Mutta sielläkin on huomattu, että vapaalla ja joustavalla työkulttuurilla on myös kääntöpuolensa. Tällaisessa ympäristössä toiset eivät oikein löydä mitään tartuntapintaa yrityksen toimintaan ja heille syntyy ajelehtimisen tunne, toiset taas ajavat itsensä piippuun, kun puskevat kohti tavoitteita. Eli siis hierarkian ja byrokratian puute ei toimi, jos työpaikka jättää ihmiset ihan oman onnensa nojaan. Vapauden rinnalle tarvitaan myös tukirakenteita, jotka varmistavat ihmisten hyvinvoinnin ja jaksamisen.   

Mutta siis vaikka jonkin verran tarvitaankin yhteisiä pelisääntöjä, liika byrokratia ei kuitenkaan ole tuottavaa eikä edistä tehokkuutta. Blogin toisessa osassa jaamme vinkkejä siihen, miten liiasta byrokratiasta voi päästä eroon.  

Anu Ennelin ja Susanna Söderlund

Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä on työelämän podcast, jossa annetaan vinkkejä työelämässä onnistumiseen. Voit kuunnella podcastia muun muassa Spotifyssa sekä nettisivullamme

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggaajaa tykkää tästä: