Kun sähköposti aikanaan keksittiin, sen oletettiin säästävän aikaa. Se oli siis paras asia koskaan. Mutta nyt sähköposti on aikasyöppö. Tarvitaan roskapostifiltterit ja silti turhaa sähköpostia tulee paljon. Monen kotisähköpostikin on varmasti jo täynnä yhtä sun toista ihan turhaa mainospostia ja uutiskirjettä.
Etenkin työpaikalla aikaa menee sähköpostin saapuneet-kansion viestien läpikäyntiin, turhien poistamiseen ja tärkeiden viestien etsimiseen sähköpostivirrasta. Loman tai muun pidemmän poissaolon jälkeen alkaa jo edeltävänä päivänä ahdistaa, miten koko seuraava päivä menee sähköpostien ruotimiseen.
Jos yllä kuvattu kuulostaa tutulta, kannattaa kokeilla Outlookin aputyökalujen käyttöä. On helpottavaa, kun iso osa sähköposteista on jo automaattisesti lajiteltu omiin kansioihin. Tämä auttaa jo ihan tavallisena työpäivänä keskittymään heti tärkeimpiin sähköposteihin ja huomaamaan helpommin viestit eri lähteistä.
Tässä muutama vinkki sähköpostin saapuneet-kansion ja samalla oman ajankäytön hallintaan. Vinkit on kerätty Outlookista, mutta todennäköisesti samoja tai samankaltaisia ominaisuuksia löytyy myös muilta sähköpostijärjestelmien toimittajilta.
Luo omat kansiot eri aiheille, tiimeille ja henkilöille ja vaikkapa oma kansio kaikille yrityksen ulkopuolelta säännöllisesti tuleville viesteille. Kansioita voi hyvin olla montakin, esimerkiksi seuraavat:
- Tilaamasi uutiskirjeet (esim tekniikka-aiheiset, koulutusaiheiset jne, mistä olet kiinnostunut).
- Säännölliset tärkeät viestit aiheen mukaan, esim. kuukausiraportit
- Lähettäjän mukaan, kuten esimerkiksi pomosi tai tiimiläisesi ryhmänä tai asiakkaasi
- Erilaiset keskeneräiset työt, esimerkiksi projekti tai aihe kuten tarjouspyyntö avainasiakkaallesi tai marraskuun tapahtuma
- Kansio jokaiselle tärkeälle jatkuvasti tai toistuvasti työstön alla olevalle aiheelle, esimerkiksi budjetointinnille.
Kun kansiot on luotu, teet säännön, jolla Outlook tekee saapuvalle viestille sen mitä haluat. Eli siirtää esimerkiksi kaikki pomoltasi saapuvat ja saapuneet viestit pomokansioon tai siirtää tietystä asiakasfirmasta saapuneet viestit asiakaskansioon. Hyödyntämällä outlookrobottia saat oman sähköpostiassistentin järjestelemään postejasi. Sinä kerrot robotille säännöt ja niiden perusteella se siirtää postit sinne minne haluat.
Säännöt saa luotua, kun valitset vaikkapa pomoltasi saamasi sähköpostin, valitset työkaluriviltä säännöt ja luo sääntö ja klikkaat vaihtoehtoa “Kun saan sähköpostiviestin viestin valitulta lähettäjältä toimi seuraavasti -> Siirrä kohde kansioon Pomo”. Lopuksi Outlook kysyy, siirretäänkö myös pomoltasi aiemmin tulleet viestit pomokansioon. Tämän jälkeen pomoltasi saapuvat viestit siirtyvät aina automaattisesti omaan kansioonsa.
Jotta saapuneet-kansio pysyy mahdollisimman tyhjänä, sähköposteja voi siirtää myös käsin omiin kansioihinsa odottamaan käsittelyä. Sinulle voisivat sopia vaikka seuraavat:
- Vastausta odottavat
- Tällä viikolla tehtävät
- Ensi viikolla tehtävät
- Arkistoitavaksi aiheittain yli 5v
- Deletoi vuoden päästä
- Deletoi kahden vuoden päästä
Myös viestin ajastamistyökalu on hyvä arkea helpottava työkalu. Viestejä voi kirjoittaa silloin, kun jaksaa tai ehtii ja ajastaa ne lähtemään myöhemmin. Voit ajastaa viestin lähtemään esimerkiksi vasta sinä päivänä, kun sen pitää olla vastaanottajalla. Näin sinulla on mahdollisuus tehdä vielä muokkauksia. Mutta jos et ehdi tai muista, viesti kuitenkin lähtee vastaanottajalle ajallaan.
Anu Ennelin ja Susanna Söderlund
Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä on työelämän podcast, joka antaa vinkkejä työelämässä onnistumiseen. Voit kuunnella podcastia muun muassa Spotifyssa sekä nettisivullamme.
Mites töissä? 